Клиент согласовал проект, вы выделили время и готовы начинать. Но если вся оплата будет после сдачи, до этого момента первые затраты придется покрывать самому. Предоплата помогает договориться с заказчиком о начале работы и распределить платежи.
Разберем пример. Дизайнер делает логотип и две адаптации за 30 000 ₽. Половину клиент переводит до старта, остальное после приемки. Поступления можно записывать в таблице или вести в счётмейте вместе с заказом.
Как договориться о предоплате
Обсудите порядок оплаты до начала работы. Размер аванса зависит от проекта и договоренностей с клиентом. Предоплата 50% - пример, а не обязательное правило. Можно согласовать другую долю или разделить оплату на несколько этапов.
Объясните клиенту, когда вы приступите к работе и что он получит за согласованную сумму.
Стоимость логотипа и двух адаптаций - 30 000 ₽. Предоплата 50%, после ее поступления начинаю работу. Оставшиеся 15 000 ₽ оплачиваются после приемки результата в течение трех рабочих дней.
Вместе с оплатой согласуйте состав работы, сроки и количество правок. Иначе вы можете по-разному понимать, когда заказ выполнен и пора рассчитываться.
Что зафиксировать до начала работы
В договоре укажите полную стоимость заказа, размер предоплаты, срок ее внесения и условия окончательного расчета. Опишите, как передается и принимается результат. Обсудите также порядок действий при отмене заказа и возврате денег.
Для нашего примера суммы такие.
| Этап | Сумма |
|---|---|
| Полная стоимость заказа | 30 000 ₽ |
| Предоплата до начала работы | 15 000 ₽ |
| Остаток после приемки | 15 000 ₽ |
Если заказчику нужен счет на аванс, укажите в нем 15 000 ₽ к оплате. В описании можно написать «Предоплата 50% за разработку логотипа и двух адаптаций по договору». Сам счет не подтверждает поступление денег и не заменяет чек НПД.
Какие данные включить в документ и как сформировать его из заказа, разобрали в статье «Как самозанятому выставить счет на оплату: инструкция и пример».
Что делать после получения аванса
Проверьте поступление денег в банке. Сообщения «оплатил» недостаточно, чтобы отметить платеж полученным.
Чек на полученную предоплату
Полученную предоплату за услуги нужно отразить в чеке НПД и передать чек заказчику. В нашем примере чек оформляется на 15 000 ₽, а не на полную стоимость заказа. ФНС поясняет, что доход учитывается и при получении аванса.
Когда оформить и передать чек
При расчете наличными или с использованием электронных средств платежа чек формируют и передают в момент расчета. При иных формах безналичных расчетов - не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем получения денег. Такой порядок указан в разъяснении ФНС и ответах ФНС по НПД.
Не откладывайте оформление чека до завершения проекта только потому, что получили пока аванс. Возможность оформить его до 9-го числа относится не ко всем безналичным платежам.
Как учитывать предоплату в счётмейте
Создайте заказ на 30 000 ₽ и добавьте согласованные работы. Когда аванс поступит, вручную запишите полученную оплату 15 000 ₽, выбрав этот заказ. Полную стоимость заказа уменьшать до суммы аванса не нужно.
После этого будет видно, сколько клиент уже оплатил и сколько осталось получить. Если по ходу работы появятся расходы, их тоже можно записать с привязкой к заказу.
Допустим, логотип и адаптации уже приняты, а окончательная оплата поступит через три дня. В счётмейте можно завершить работу, сохранив видимый остаток оплаты. Когда клиент переведет последние 15 000 ₽, добавьте второй платеж.
Так не придется сверять каждую сумму по переписке. В заказе сохранятся работы, договоренности и история поступлений. Запись оплаты не переводит деньги, не создает чек НПД и не отправляет сведения в ФНС. Чек оформите отдельно в «Моем налоге» или другом поддерживающем НПД сервисе.
Ручной учет заказов и частичных оплат доступен в Базовом тарифе. Для формирования счетов в PDF нужен ПРО и подключенный инструмент «Документы по заказам».
Как получить оставшуюся оплату
После приемки напомните клиенту сумму и согласованный срок.
Логотип и адаптации переданы, спасибо за согласование. Остаток оплаты - 15 000 ₽. По договору ожидаю платеж в течение трех рабочих дней.
Когда деньги поступят, оформите и передайте клиенту чек на полученную сумму в установленный для способа оплаты срок. Затем добавьте второй платеж в учет заказа. В примере получится два поступления по 15 000 ₽ и два чека на эти суммы.
Если одновременно ведете несколько проектов с авансами и частичными оплатами, посмотрите счётмейт. В нем можно хранить заказы и поступления вместе, чтобы видеть, с кем расчеты уже закончены, а от кого еще ждете деньги.